Título del puesto: Asistente administrativo ejecutivo del CEO/COO
Depende de: Director Ejecutivo
Ubicación: Oficina estatal, Columbia, SC (híbrida)
Tipo de empleo: Tiempo completo, Exento
Envíe las solicitudes a [email protected].
Resumen del puesto
El Asistente Administrativo Ejecutivo proporciona apoyo administrativo de alto nivel, confidencial y estratégico al Consejero Delegado y al Director de Operaciones. Este puesto requiere un juicio, una discreción, una organización y unas habilidades de comunicación excepcionales, así como la capacidad de gestionar prioridades contrapuestas en un entorno de ritmo rápido. El puesto también supervisa las operaciones de oficina y realiza tareas administrativas financieras y de contabilidad ligeras para apoyar la eficiencia de la organización.
Se trata de un puesto de confianza y de alto nivel adecuado para un profesional altamente cualificado que se anticipe a las necesidades, resuelva problemas de forma independiente y sirva como socio operativo clave para el liderazgo ejecutivo.
Responsabilidades clave
Apoyo ejecutivo (CEO yCOO)
Gestionar calendarios complejos, programación y logística de reuniones para el CEO y el COO
Coordinar reuniones internas y externas, compromisos con la junta directiva y viajes ejecutivos
Preparar sesiones informativas ejecutivas, órdenes del día, informes, presentaciones y correspondencia
Servir de guardián y enlace con los miembros de la junta directiva, altos directivos, socios y partes interesadas
Tratar asuntos delicados y confidenciales con profesionalidad y discreción
Hacer un seguimiento de las prioridades, los plazos y las acciones de seguimiento para apoyar la toma de decisiones ejecutivas
Apoyar la preparación de las reuniones de la junta directiva, las reuniones de liderazgo y las sesiones de planificación estratégica
Gestión y operaciones de oficina
Supervisar las operaciones diarias de la oficina para garantizar un entorno de trabajo fluido, profesional y eficiente
Gestionar los proveedores, contratos, suministros, equipos y necesidades de las instalaciones de la oficina
Coordinar la logística de incorporación del nuevo personal (configuración del espacio de trabajo, acceso a los sistemas, suministros)
Mantener organizados los sistemas administrativos, los archivos digitales y los registros
Apoyar las comunicaciones internas, los anuncios y la coordinación de toda la oficina
Identificar oportunidades para mejorar los procesos, sistemas y flujos de trabajo administrativos.
Contabilidad ligera y administración financiera
Procese facturas, informes de gastos, reembolsos y solicitudes de compra
Realice un seguimiento de los presupuestos administrativos y de oficina; controle los gastos y señale las discrepancias
Asista en las tareas básicas de cuentas por pagar y mantenimiento de registros financieros
Concilie los extractos de las tarjetas de crédito y mantenga organizada la documentación financiera
Apoye la preparación y documentación de auditorías según sea necesario
Coordine con el personal financiero o con contables externos para garantizar la exactitud de los registros
Comunicaciones y apoyo a proyectos
Redacte correos electrónicos profesionales, memorandos y comunicaciones externas en nombre de los ejecutivos
Apoye proyectos especiales, investigaciones e informes según se le asigne
Coordine plazos, entregas y seguimientos interdepartamentales
Mantenga un alto nivel de profesionalidad en todas las comunicaciones escritas y verbales
Cualificaciones
Formación y experiencia
5+ años de experiencia administrativa ejecutiva de alto nivel apoyando a líderes de la C-suite
Capacidad demostrada para gestionar múltiples ejecutivos con prioridades en competencia
Orientado al detalle, conocedor de la tecnología
Experiencia prestando apoyo a directores generales/consejeros delegados en entornos sin ánimo de lucro
Experiencia con QuickBooks, plataformas de contabilidad o sistemas de gestión financiera
Experiencia en coordinación de proyectos u operaciones
Conocimientos técnicos de CRM, gestión de proyectos o plataformas de RR.HH.
Excepcionales dotes de organización, gestión del tiempo y resolución de problemas
Gran inteligencia emocional, profesionalidad y discreción
Sólidas habilidades de comunicación escrita y verbal
Dominio avanzado de Microsoft Office (calendario, documentos, hojas de cálculo, presentaciones)
Comodidad para trabajar con registros financieros, facturas, seguimiento de gastos y contabilidad ligera
Capacidad para anticiparse a las necesidades, tomar la iniciativa y trabajar de forma independiente.
Habilidades y competencias requeridas
Altamente organizado, orientado al detalle y fiable
Tranquilo, adaptable y centrado en las soluciones bajo presión
Pulido, profesional y seguro interactuando con altos dirigentes
Proactivo, anticipatorio y autodirigido
Confiable con la información confidencial
Fuerte capacidad de juicio y de toma de decisiones
*Se anima encarecidamente a los padres de niños con una discapacidad, una enfermedad crónica o una persona discapacitada a que presenten su solicitud.
Envíe las solicitudes a [email protected].
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